Privacyverklaring

Wanneer wij verantwoordelijk zijn, en wanneer onze klant

We verwerken persoonsgegevens in twee rollen.

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze klanten en hun gebruikers: je account, je inlogsessies en de facturatie. Daarover gaat deze verklaring.
• Als verwerker voor de telefonie van onze klanten: wie er belde, opnames, voicemails en contacten. Daarvoor is de organisatie die TalkIP gebruikt verantwoordelijk, en verwerken wij de gegevens alleen in hun opdracht. Heb je gebeld met een bedrijf dat TalkIP gebruikt en wil je weten wat er over jou is vastgelegd, neem dan contact op met dat bedrijf.

Welke gegevens, en waarom

Account

Je voornaam, achternaam, e-mailadres en taal. Om je te laten inloggen, je uit te nodigen voor een organisatie en je te mailen over je account.

Inloggen

De code die we je mailen, en per sessie het IP-adres en het apparaat of de browser. Om je ingelogd te houden, en zodat je onder Mijn activiteit kunt zien waar je bent ingelogd.

Activiteit

Wie wat heeft veranderd in een organisatie, met tijd, IP-adres en apparaat. Om beheerders te laten zien wat er is gewijzigd, en om misbruik te kunnen onderzoeken.

Facturatie

Bedrijfsnaam, contactpersoon, factuuradres, e-mailadres voor facturen, KvK- en btw-nummer, facturen en betalingen. Om te factureren en omdat de belastingwet dat vereist.

Toestellen

Per toestel het IP-adres, het type toestel of de app, en wanneer het verbonden was. Om gesprekken af te leveren en verbindingsproblemen te kunnen zien.

Telefonie (als verwerker)

Gesprekshistorie met nummers, tijden en duur; opnames; voicemails; transcripties en samenvattingen; contacten in het adresboek; en wat er in een workflow gebeurde, zoals ingetoetste cijfers. Om de dienst aan onze klant te leveren.

Websitebezoek

Welke pagina's je op de website bekijkt, waar je vandaan kwam, op welke knoppen en links je klikt (zoals naar registreren, prijzen of een download), of je een account aanmaakt of inlogt, je browser, besturingssysteem en type apparaat, en het land en de plaats die bij je IP-adres horen. Daarnaast een opname van wat je op het scherm doet: hoe je scrolt, beweegt en klikt. Wat je in een veld typt en je e-mailadres zijn daarin onleesbaar gemaakt. Om te zien hoe de website wordt gebruikt en hem te verbeteren. We koppelen dit niet aan je naam of e-mailadres, en meten niets in het dashboard.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met onze klant, een wettelijke plicht (voor facturen), of ons gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van de dienst, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van de website.

Hoe lang we gegevens bewaren

Inlogcodes

15 minuten, of tot ze zijn gebruikt.

Sessies

Tot je uitlogt, na 30 dagen zonder gebruik, en in elk geval na een jaar.

Account

Tot je je account laat verwijderen, of tot het twee jaar niet is gebruikt en je niet meer betaalt voor een organisatie.

Telefonie

Zolang de organisatie klant is, tenzij de klant gegevens eerder verwijdert. Na het einde van de overeenkomst nog een jaar, daarna verwijderen we ze.

Activiteitenlogboek

Een jaar.

Websitestatistieken

Een jaar.

Facturen en betalingen

Zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht vereist.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren:

Mollie

Betalingen en automatische incasso. Mollie ontvangt je naam, e-mailadres en betaalgegevens.

Moneybird

Boekhouding. Moneybird ontvangt je factuurgegevens en facturen.

Mailtrap

Het versturen van e-mail, zoals inlogcodes, uitnodigingen en betalingsherinneringen.

Sentry

Foutmeldingen uit de website, de apps en de servers, zodat we fouten kunnen oplossen.

Telecomproviders

Gesprekken van en naar het telefoonnet lopen via telecomproviders, die daarvoor de nummers van beller en gebelde ontvangen.

Hostbit B.V.

Hosting: de servers waarop TalkIP draait en de gegevens worden opgeslagen.

ElevenLabs

Alleen als een organisatie de AI-functies gebruikt: transcripties van gesprekken, waarvoor ElevenLabs de opname ontvangt, en het maken van geluidsfragmenten uit een tekst. ElevenLabs zit in de Verenigde Staten.

OpenAI

Alleen als een organisatie gesprekken laat samenvatten: OpenAI ontvangt de transcriptie met de namen en nummers van de deelnemers, en gebruikt die niet om zijn modellen te trainen. OpenAI zit in de Verenigde Staten.

Met deze partijen hebben we afspraken over het beschermen van je gegevens. Verwerkt een van hen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Een organisatie kan zelf een workflow instellen die gespreksgegevens naar een eigen adres stuurt (een webhook). Wat daar gebeurt, valt onder de verantwoordelijkheid van die organisatie.

Cookies en lokale opslag

We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. We gebruiken alleen wat nodig is om de website te laten werken:

• Een sessiecookie dat je ingelogd houdt.
• Kom je binnen via de link van een van onze verkopers, dan onthouden we die 48 uur in een cookie, zodat een organisatie die je in die tijd aanmaakt aan die verkoper wordt toegeschreven.
• In de opslag van je browser: of je de website licht of donker wilt zien, en of de webtelefoon in die browser aan staat.

Voor de websitestatistieken gebruiken we OpenPanel, dat we zelf draaien: de gegevens blijven in eigen beheer en gaan niet naar een andere partij. Het plaatst geen cookies en slaat niets op in je browser: bezoeken worden op onze eigen server bij elkaar gehouden, zonder dat ze aan jou als persoon gekoppeld worden.

Hiervoor is geen toestemming nodig.

Beveiliging

We nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen. Inloggen gaat met een eenmalige code in plaats van een wachtwoord, de verbinding met de website is versleuteld, en binnen een organisatie bepaalt de klant per gebruiker wat die mag zien en doen. Vind je een kwetsbaarheid, lees dan onze responsible disclosure.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Mail daarvoor naar support@talkip.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Als we deze verklaring wijzigen, passen we de datum bovenaan aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het klanten per e-mail weten.