Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 16 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van TalkIP, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57772339. Ze geldt zodra je TalkIP gebruikt, en regelt hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die we voor je verwerken. In deze overeenkomst is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en TalkIP de verwerker, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Onderwerp en duur

1.1TalkIP verwerkt persoonsgegevens voor de klant om de dienst te leveren zoals beschreven in de algemene voorwaarden: telefoongesprekken opzetten en doorverbinden, de gegevens daarvan bewaren en tonen in het dashboard, en met AI transcripties en samenvattingen van gesprekken maken als de klant daarom vraagt.
1.2Deze overeenkomst loopt zolang de overeenkomst over de dienst loopt, en daarna zolang TalkIP nog persoonsgegevens van de klant bewaart.

2. Welke gegevens, van wie

2.1Betrokkenen: gebruikers in de organisatie van de klant, de mensen met wie zij bellen of die hen bellen, en de mensen in het adresboek van de klant.
2.2Gegevens: telefoonnummers, namen en e-mailadressen; tijdstip, duur, richting en afloop van gesprekken; opnames van gesprekken en voicemailberichten; toetsen die een beller intoetst en andere gegevens die de klant in een workflow vastlegt; transcripties en samenvattingen daarvan; IP-adressen en apparaatgegevens van toestellen.
2.3De klant bepaalt zelf of gesprekken worden opgenomen en of er transcripties en samenvattingen van worden gemaakt, en welke gegevens een workflow vastlegt of naar een eigen systeem stuurt. TalkIP verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij die in een opname, voicemail, transcriptie of samenvatting voorkomen.

3. Alleen op instructie

3.1TalkIP verwerkt de persoonsgegevens alleen op instructie van de klant. De instellingen die de klant in het dashboard kiest, en deze overeenkomst, gelden als die instructies.
3.2TalkIP gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en deelt ze niet met anderen, behalve met de subverwerkers in artikel 6, of als de wet ons daartoe verplicht. In dat laatste geval laten we het de klant weten, tenzij de wet dat verbiedt.
3.3Vindt TalkIP dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laten we dat de klant direct weten.

4. Geheimhouding

4.1Alleen mensen die de gegevens voor hun werk aan de dienst nodig hebben, krijgen er toegang toe. Zij zijn tot geheimhouding verplicht.
4.2Kijkt TalkIP-support op verzoek van de klant mee in een organisatie, dan is dat tijdelijk, staat het in het activiteitenlogboek van de klant, en stopt het vanzelf na vier uur.

5. Beveiliging

5.1TalkIP neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek en de risico's.
5.2Daartoe horen in elk geval: inloggen met een eenmalige code in plaats van een wachtwoord, rechten per gebruiker die de klant zelf bepaalt, een logboek van wijzigingen, limieten tegen misbruik van telefoonlijnen, en een versleutelde verbinding met het dashboard.

6. Subverwerkers

6.1De klant geeft TalkIP toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen: Hostbit B.V. voor de hosting, Mailtrap voor het versturen van e-mail, Sentry voor foutmeldingen, en telecomproviders voor gesprekken van en naar het telefoonnet.
6.2Alleen als de klant de AI-functies gebruikt, ook: ElevenLabs (Verenigde Staten) voor transcripties van gesprekken uit de audio en het maken van geluidsfragmenten, en OpenAI (Verenigde Staten) voor het samenvatten van transcripties, met de namen en nummers van de deelnemers. OpenAI gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen.
6.3TalkIP legt aan subverwerkers ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan.
6.4Een nieuwe subverwerker laten we minstens 14 dagen van tevoren weten. Heeft de klant daar gegronde bezwaren tegen, dan kan hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker begint.
6.5Verwerkt een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Rechten van betrokkenen

7.1Vraagt iemand de klant om inzage, correctie of verwijdering van gegevens, dan kan de klant dat grotendeels zelf in het dashboard doen, bijvoorbeeld door een opname of voicemail te verwijderen.
7.2Waar de klant dat niet zelf kan, helpt TalkIP binnen redelijke grenzen. Krijgt TalkIP zo'n verzoek rechtstreeks, dan sturen we het door naar de klant.

8. Datalekken

8.1Ontdekt TalkIP een inbreuk op de beveiliging die gevolgen heeft of kan hebben voor de persoonsgegevens van de klant, dan meldt TalkIP dat de klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat we het ontdekken.
8.2In de melding staat, voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het betreft, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn, en welke maatregelen we hebben genomen of nemen.
8.3De klant beslist of het lek wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij betrokkenen. TalkIP helpt daarbij.

9. Bijstand en controle

9.1TalkIP geeft de klant de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd, en helpt bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als de klant die moet uitvoeren.
9.2De klant mag laten controleren of TalkIP zich aan deze overeenkomst houdt, door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht, na aankondiging en hooguit eens per jaar. De kosten zijn voor de klant, tenzij blijkt dat TalkIP zich niet aan deze overeenkomst houdt.

10. Na het einde

10.1Tot het einde van de overeenkomst kan de klant zijn gegevens in het dashboard bekijken en downloaden, zoals opnames en facturen.
10.2Na het einde van de overeenkomst verwijdert TalkIP de persoonsgegevens van de klant binnen een jaar, of eerder als de klant daarom vraagt, behalve wat we volgens de wet langer moeten bewaren.

11. Overig

11.1Voor aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt wat in de algemene voorwaarden staat.
11.2Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het over de verwerking van persoonsgegevens gaat.
11.3Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de Rechtbank Midden-Nederland.