Wachtrijen

In een wachtrij wachten bellers op hun beurt tot een collega vrij is, met wachtmuziek en desgewenst hun plek in de rij. Wie het eerst belde, is het eerst aan de beurt. Je stuurt een nummer naar een wachtrij via Nummers.

Een wachtrij maken

Klik onder Wachtrijen op Nieuwe wachtrij en geef hem een Naam.
Voeg de collega's toe die de gesprekken aannemen. Dat kunnen alleen personen zijn, hoogstens 100.
Kies hoe hun toestellen overgaan, de wachtmuziek en wat bellers horen terwijl ze wachten.
Kies waar het gesprek heen gaat als het niet lukt, en klik op Opslaan.

Instellingen

Overgaan: Tegelijk, na elkaar, om de beurt, langst niet gebeld of willekeurig, net als bij een belgroep. Een collega die al in gesprek is, wordt altijd overgeslagen.
Hoe lang: Hoe lang een collega overgaat, van 5 tot 120 seconden. Neemt die niet op, dan is de volgende aan de beurt en blijft de beller vooraan staan.
Nawerktijd: Na een gesprek krijgt een collega even rust voor het volgende komt, van 0 tot 600 seconden.
Langste wachttijd: Hoe lang een beller hoogstens wacht, van 30 seconden tot 2 uur.
Hoogstens: Hoeveel bellers er tegelijk mogen wachten, van 1 tot 200, of onbeperkt.
Ook als niemand is aangemeld: Zonder dit vinkje gaat een beller meteen naar de bestemming hieronder als er niemand is aangemeld.
Begroeting en wachtmuziek: Fragmenten uit Media. De begroeting klinkt één keer, daarna speelt de wachtmuziek steeds opnieuw. Zonder wachtmuziek hoort de beller het overgaan.
Positie melden: Om de zoveel tijd, van 15 tot 600 seconden, hoort de beller "U bent nummer 3 in de wachtrij", met daarna desgewenst een eigen fragment. Bij 0 hoort hij niets tussendoor.
Servicegrens: Binnen hoeveel seconden een gesprek aangenomen moet zijn om mee te tellen in het serviceniveau, van 5 tot 600.
Taal: Nederlands of Engels, voor wat TalkIP zelf zegt, zoals de positie.
Als het niet lukt: Waar de beller heen gaat als de wachtrij vol is, er niemand is aangemeld of de langste wachttijd voorbij is. Bij Niemand eindigt het gesprek.

Terugbellen

Zet Terugbellen aan, dan hoeven bellers niet te blijven wachten. Na de tijd die je kiest, van 0 tot 3600 seconden, hoort de beller dat hij op 1 kan drukken om teruggebeld te worden. Hij hangt op en houdt zijn plek in de rij. Is hij aan de beurt, dan gaat het toestel van een vrije collega over met het nummer van de beller. Neemt die op, dan belt TalkIP de beller.

Terugbellen kan alleen naar een telefoonnummer. Wie zijn nummer afschermt, hoort dat het niet kan en blijft in de rij.
Het terugbelgesprek is een uitgaand gesprek van de organisatie, met de gewone limieten.
Een verzoek dat na vier uur nog openstaat, vervalt.

Aan- en afmelden

Alleen wie is aangemeld, krijgt gesprekken uit de wachtrij. Een nieuw lid is meteen aangemeld. Zo meld je je aan of af:

onder Mijn wachtrijen op je pagina Bereikbaarheid of op het overzicht, per wachtrij,
door op je toestel *45 te bellen om je bij al je wachtrijen aan te melden, of *46 om je af te melden. Die codes kun je aanpassen, zie Kiescodes,
of een beheerder doet het voor je, op het tabblad Live van de wachtrij.

Nu in de wachtrij

Op het tabblad Live van een wachtrij zie je wie er nu wacht, sinds wanneer en op welke plek, welke collega's zijn aangemeld en hoeveel bellers op terugbellen wachten. Dat ververst vanzelf.

Statistieken

Op het tabblad Cijfers kies je een periode, standaard de laatste zeven dagen, en je ziet hoeveel bellers er in de wachtrij kwamen, hoeveel er werden aangenomen en hoeveel er ophingen, te lang wachtten of niet in de rij konden. Ook zie je de gemiddelde en langste wachttijd, de terugbelverzoeken, per collega hoeveel gesprekken die aannam, en elke dag apart.

Het Serviceniveau is het deel van de bellers dat binnen de servicegrens werd aangenomen. Een beller die ophangt, telt mee als niet aangenomen.